Como emitir nota fiscal eletrônica?

Passo a passo para emissão de nota fiscal eletrônica

Quando abrimos a nossa tão sonhada empresa, focamos principalmente nos produtos e serviços que vamos oferecer. Mas logo começam a surgir várias obrigações e uma delas é a emissão de nota fiscal.

Empresas que não tinham sistema, tiveram mais esta necessidade e precisaram buscar um sistema para emissão de nota fiscal eletrônica.

Como funciona a nota fiscal eletrônica?

A partir do lançamento da NF-e, os sistemas tiveram que se reajustar para realizar a emissão, seguindo regras validadas pelos servidores do SEFAZ(Secretaria de Estado da Fazenda).

Abaixo de maneira simplificada as etapas para emissão:

1. Deve ser criado um arquivo em formato XML, seguindo padrões com todos os dados da nota fiscal.
2. Assinar este arquivo com certificado digital da empresa emissora.
3. Enviar para os servidores da SEFAZ, estes por sua vez irão validar ou rejeitar esta nota.
4. Após autorizado, você pode imprimir o documento auxiliar DANFE e enviar a nota fiscal para o destinatário.

Estas etapas para o usuário são simples, mas para o sistema existe uma certa complexidade.

Quais os tipos de documentos eletrônicos?

São vários os tipo de documentos eletrônicos, NF-e (Nota fiscal eletrônica), NFS-e(Nota fiscal de serviço eletrônica), NFC-e(Nota fiscal de consumidor eletrônica) entre outras.

Cada tipo de nota utilizada depende do seu ramo de atividade, conforme orientação do contador.

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Utilizada para registrar a venda e compra de produtos, além de outras operações como devoluções, remessa e retorno, importação e exportação, etc.
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): Utilizada para registrar a prestação de serviços, é uma nota emitida e enviada para o município e não para o SEFAZ.
• Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): Utilizada para registrar a vendas direto ao cliente, como no varejo, utilizada para substituir o modelo do cupom fiscal.

Também temos outros modelos de documentos, específicos para cada setor, como conhecimento de frete eletrônico (CT-e) entre outros.

Quem orienta sobre esses detalhes específicos é a sua contabilidade.

O que preciso para emissão de nota fiscal?

De forma simplificada:

1. Consultar o contador e verificar quais os documentos fiscais a sua empresa precisa emitir.
2. Adquirir um certificado digital. Existem dois tipos:
   • A1 — arquivo instalador no computador, pode ser usado em mais de um equipamento, válido por 1 ano. É o mais indicado: fácil instalação e sem complicações.
   • A3 — normalmente um token (tipo pen drive), funciona apenas conectado ao computador, válido por 3 anos. É mais complexo e frequentemente apresenta problemas de reconhecimento.
3. Credenciamento ao órgão responsável — sua contabilidade pode ajudar nessa etapa. Sem o credenciamento, os documentos serão rejeitados.
4. Sistema/Software para emissão de nota fiscal eletrônica.

Como funciona um sistema para emissão de nota fiscal?

Quando falamos de um sistema, temos que ir muito além das obrigações da empresa, o sistema vem para ser o braço direito do empresário.

Primeiro temos que buscar um sistema que atenda as necessidades da sua empresa, o FactusERP está pronto para emissão de nota fiscal eletrônica e vem para ajudar e muito a sua empresa.

Vamos falar de cadastros: Por exemplo, fornecedores, produtos e clientes, quando falamos em cadastros, estes são realizados logo no início da utilização do sistema, a partir disso, conseguimos alimentar o sistema gerando relatórios gerenciais. Realizar os controles: Controle de estoque, custos, contas a receber dos clientes, entre outros.

O FactusERP tem a opção de realizar orçamentos de forma rápida, integrando as informações para emissão de nota fiscal. Ao gerar a nota fiscal a partir de um orçamento, o sistema vai fazer todo o processo automatizado, simplificando o seu dia a dia.

Agora estamos na parte de emissão de nota, nesta etapa temos alguns campos para avaliar, por exemplo, o tipo de frete, data de saída, observações da nota, etc.

Outra etapa importante que o FactusERP realiza são os cálculos de impostos, onde muitas empresas trabalham com regras complexas.

Seguindo para o Faturamento, o FactusERP vai gerar de modo simplificado e automatizado o contas a receber, movimentação de estoque.

Chegamos na emissão da nota fiscal, nesta etapa o sistema vai fazer tudo automático, enviar para o SEFAZ, guardar o XML, enviar por e-mail para o cliente e realizar a impressão da DANFE.

Conseguiu visualizar todas as vantagens do FactusERP?

Resumindo, temos o registro e controle de produtos, clientes, orçamentos, notas emitidas, contas a receber, movimentação de estoque, envio automático da nota para o cliente.

Com a utilização do sistema, é possível gerar vários relatórios gerenciais, informações que vão ajudar a precificar seu produto de maneira correta e aumentar a lucratividade.

Com poucos cliques é possível realizar tarefas complexas, você ganha tempo e segurança nas informações geradas.

Com o FactusERP, para reenviar a nota fiscal ao cliente basta localizar o documento no sistema e clicar em "Enviar e-mail" — sem precisar abrir o gerenciador de e-mail, localizar o arquivo XML ou digitar o endereço manualmente.

Resumindo, quando falarmos em emissão de nota fiscal, o FactusERP é fácil e eficiente.

O FactusERP tem controle de compras de produtos, controle PCP, formação de preço de venda, entre outros módulos.

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